Projekt Mainstreaming af handicapområdet

Vejledning i sagsfremstillinger, Middelfart Kommune

Når du skal lave en sagsfremstilling til et politisk udvalg, skal det ske på dokumenttypen ”Sagsfremstilling”.

Husk at vælge skabelonen ”Sagsfremstillingen – møde/udvalg".

Beskrivelsen under de enkelte emner i sagsfremstillingen er "Tekstfelt i formularer", som skal slettes.

Det er på denne plads, du skriver din egen tekst.

Beskrivelsen

Beskrivelsen – eller titlen om man vil – skal være sigende for sagsfremstillingen. Det er titlen man senere kan søge sagsfremstillingen frem på.

Fyldestgørende sagsfremstilling

For at sagsfremstillingen bliver så fyldestgørende som muligt, skal de enkelte temaer

• præsentation

• forvaltningen foreslår

• sagsbeskrivelse

• økonomi

• forvaltningens bemærkninger

• bilag

beskrives, som anført i eksemplet nedenfor.

Intranettet har en vejledning

Her på intranettet kan også du under Public 360 læse, hvordan du arbejder dig gennem sagsfremstillingen i Public 360.

Her er en nærmere vejledning om, hvordan du tilknytter en dokumentreference (dvs. vedlægger bilag), tilknytter en behandlingsplan og ændre status på sagsfremstillingen så den bliver ”klar til udvalg”

Hvordan skrives sagsfremstillingen? (EKSEMPEL)

Herunder finder du et eksempel på sagsfremstilling. Her er en beskrivelse, hvor indholdet af de enkelte temaer fremgår.

Eksempel:

Sagsnr.: 200703702 

Sagsbehandler: Terkel Knudsen

Præsentation

Kort præsentation af sagen – kort og sigende. Skal angive hvorfor sagen er på dagsordenen.

F.eks. ansøgning af d.d. fra NN om tilskud eller godkendelse af tidsplan for budgetlægningen. Hvis sagen tidligere er politisk behandlet nævnes det her.

Forvaltningen foreslår

Forslag til indstilling skal være klar og præcis og omfatte alle de punkter, der skal træffes beslutning om.

Formuleres i punktform som:
”Forvaltningen foreslår:

•  at xx,

•  at xx og

•  at xx.

Man skal kunne sige ”ja” eller ”nej” til de enkelte punkter i forvaltningens forslag.

Forvaltningen kommer på denne måde med et forslag til Udvalgets indstilling til ØK/Byråd, jævnfør nederst i skabelonen under beslutning.

Bemærk, at de eventuelle bevillingsmæssige konsekvenser skal fremgå af forslag til indstilling og finansieringsmulighed skal påpeges.

Sagsbeskrivelse

Hvorfor er sagen opstået? Beskrivelse af sagens indhold og faktiske omstændigheder.

Oplysning om lovgrundlag, praksis samt evt. tidligere principielle beslutninger på området – og i øvrigt hvilke fakta der kan være relevante for sagen.
Skal kunne forstås af udenforstående og som udgangspunkt uden, at der skal læses bilag.

Økonomi

Her oplyses evt. konsekvenser for indeværende års budget samt effekt i overslagsårene. Ved tillægsbevillinger skal angives finansieringsmulighed. Udgifts-/indtægts- og budgetbeløb nævnes, det er ikke tilstrækkeligt f.eks. at anføre ”Indeholdt i budgettet”.

Læs mere om standard formulering til dagsordner omkring økonomidelen her (henviser til Middelfart Kommunes intranet, som ikke er tilgængelig for offentligheden).

Er der ingen økonomi i sagen – anføres: Ingen.

Forvaltningens bemærkninger

Her anføres en faglig vurdering af sagen.

Det skal her fremgå, hvis sagen har konsekvenser for driften, organisationen, personale, IT, planer, politikker og målsætninger.

Desuden angives her evt. indhentede konsulentudtalelser i og uden for organisationen samt evt. høringssvar. Der skal i hver enkelt sag tages stilling til høring, jævnfør vejledningen om høringspligt. Det anbefales, at der indhentes udtalelse fra økonomiafdelingen såfremt sagen har økonomiske konsekvenser og fra staben såfremt der er særlige juridiske aspekter.

Hvis sagen er behandlet af direktionen, anføres det her.

Det er direktøren for den forvaltning, der fremsender sagen til politisk behandling, der har ansvaret for, at sagen er tilstrækkeligt belyst.

Der skal som hovedregel angives alternative forslag til indstillinger i dette punkt, herunder konsekvenser af de forskellige løsnings-/beslutningsforslag.

Handicapaspekter

"Mainstreaming af handicapområdet" henvender sig til de medarbejdere i kommunen, som forbereder og skriver sagsfremstillinger og bilag til de politiske udvalg og byrådets møder.

Læs mere i ''Tjeklisten: Hvor finder jeg handicapaspektet i sagen?'' her >>

Hvis der IKKE er særlige konsekvenser anføres "Sagens indhold er gennemgået med henblik på at vurdere konsekvenser for handicappede borgere. For handicappede borgere har sagen ikke nogen særlige konsekvenser.

Høring af Handicaprådet

Det vurderes om, der skal ske høring af Handicaprådet. Eventuel høring skal være afsluttet før dagsordenssætning. Hvis der skal ske høring, så husk at høringssvaret også vedlægges som bilag. Hvis der ikke skal ske høring, anføres: "Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet." Bemærk - hvis høring undtagelsesvist iværksættes efter dagsordenssætning til det stående udvalg, har sagsbehandleren ansvaret for at sikre, at høringsbrev tilknyttes sagsfremstillingen i Public360 til Økonomiudvalget og Byrådet. Det aftales særskilt med pågældende udvalgssekretær for Økonomiudvalget og/eller Byrådet.

Vigtigt - at pågældende direktør i beslutningsprotokollen tillige anfører, at høringsbrev er indgået, og hvad høringsbrev i hovedtræk indeholder.

Se yderligere information i Vejledning om høringspligt af Ældrerådet og Handicaprådet her (henviser til Middelfart Kommunes intranet, som ikke er tilgængelig for offentligheden).

Høring af Ældrerådet

Det vurderes om, der skal ske høring af Ældrerådet. Eventuel høring skal være afsluttet før dagsordenssætning. Hvis der skal ske høring, så husk at høringssvaret også vedlægges som bilag. Hvis der ikke skal ske høring, anføres: "Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet."

Bemærk - hvis høring undtagelsesvist iværksættes efter dagsordenssætning til det stående udvalg, har sagsbehandleren ansvaret for at sikre, at høringsbrev tilknyttes sagsfremstillingen i Public360 til Økonomiudvalget og Byrådet. Det aftales særskilt med pågældende udvalgssekretær for Økonomiudvalget og/eller Byrådet.

Vigtigt - at pågældende direktør i beslutningsprotokollen tillige anfører, at høringsbrev er indgået, og hvad høringsbrev i hovedtræk indeholder.

Se yderligere information i Vejledning om høringspligt af Ældrerådet og Handicaprådet (henviser til Middelfart Kommunes intranet, som ikke er tilgængelig for offentligheden).

Hensigten er at minimere antallet af bilag. Hvis der skal bilag vedlægges, skal de tilknyttes som dokumentreference. Se vejledning på intranettet.