Vejledning - Viborg
Vejledning - Udarbejdelse af dagsordener og beslutningsreferater til udvalgene og Byrådet
Indledning
Dagsordenens indholdsmæssige del
1.1. Generelt
1.2. Overskrift
1.3. Sagsfremstilling
1.4. Bilag
1.5. Indstilling
1.6. Beslutning
Bilag
Dagsordenens tekniske del
2.1. Generelt
2.2. Skabelonerne
2.3. Opstilling
2.4. Lukket sag
2.5. Tillægssag
2.6. Navngivning af bilag (på Cirius-sagen)
2.7. Oplysning om bilag i dagsordensteksten
2.8. Underskriftsblad
2.9. Fraværende / inhabile
2.10. Publicering af dagsordener og bilag
2.11. Udsættelse af sag
2.12. Publicering af referater
2.13. Bilag i papirudgave
2.14. Trykning
2.15. Aflysning / udsættelse af møde
2.16. Ekstern information / abonnement
2.17. Intern information
2.18. Diverse
Vejledningen er senest revideret pr. 4. februar 2008 i flg. afsnit / punkter:
- Vejledningen: afsnit 1.1, 1.2, 1.3, og 1.6 samt
- IT-vejledning K: punkt 6 og 7
Indledning
Denne vejledning er blevet udarbejdet på initiativ af Sekretariatsgruppen, efter at der fra mange sider er rejst ønske om fælles retningslinier for udarbejdelse af dagsordener. Vejledningen skal bidrage til, at dagsordenerne opbygges på en måde, der sikrer sagens belysning samtidig med, at dagsordenerne gives et ensartet præg. Herved kan dagsordenen dels opfylde sit primære formål: At være et godt beslutningsgrundlag for politikerne, dels være et entydigt grundlag for forvaltningen at udføre de trufne beslutninger på og et informativt værktøj for pressen og interesserede borgere.
For de sager, der efter behandling i et fagudvalg skal videre til Økonomiudvalget og/eller Byrådet, er det målet, at dagsordensteksten kan genbruges fuldt ud. Også af den grund er det vigtigt, at dagsordenerne opbygges ensartet.
Med denne vejledning er al tværgående information om udarbejdelse af dagsordener samlet ét sted. For at lette brugen af vejledningen er den opdelt i 2 hovedafsnit.
Det første hovedafsnit omhandler den indholdsmæssige del af dagsordenen. Med udgangspunkt i nogle generelle bemærkninger gennemgås dagsordenens indhold ”kronologisk”, dvs. overskrift, sagsfremstilling, bilag, indstilling og beslutning. Denne del er primært rettet til sagsbehandlere, men indeholder også oplysninger, der kan være væsentlige for dagsordenredaktørerne.
Det andet hovedafsnit beskriver den tekniske del af dagsordenen. Heri gennemgås skabeloner, oprettelse af indstilling, navngivning af bilag, publicering på hjemmesiden m.v. Denne del er primært rettet til dagsordenredaktørerne, som samler og offentliggør dagsordnerne, men også sagsbehandlerne vil i dette afsnit kunne finde nogle relevante oplysninger, f.eks. om anvendelse af skabelon.
1. Dagsordenens indholdsmæssige del
1.1. Generelt
En dagsorden er opdelt i en åben og lukket del – henholdsvis åben dagsorden og lukket dagsorden. Sagerne medtages som hovedregel i den åbne del.
I den lukkede del af dagsordenen medtages sager, hvor hensynet til den enkeltes personlige/økonomiske forhold, eller hensynet til Kommunens mulighed for at disponere hensigtsmæssigt, kræver det, dvs.:
Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold, herunder personalesager.
Sager om køb og salg af fast ejendom, beslutning om ekspropriation eller tilbud om arbejder/leverancer.
Sager, hvor andre forhold nødvendiggør, at sagen behandles på den lukkede del af dagsordenen.
Såfremt en sag beskriver forhold af økonomisk karakter, skal sagerne forinden de sættes på fagudvalgenes dagsorden gennemgås af Økonomisk forvaltning. Det gælder både deciderede bevillingssager (se bilag 1) og andre typer af sager, der omhandler økonomiske forhold.
1.2. Overskrift
Overskriften skal så kort som muligt præsentere de hovedspørgsmål, sagen drejer sig om. Eksempler:
Vedtægter for ViborgEgnens Uddannelsesråd
Forslag til lokalplan nr. 13 for et centerområde i Bjerringbro og forslag til kommuneplantillæg nr. 16 til Kommuneplan 2001-2012 for Bjerringbro Kommune
Forslag til kulturaftale mellem Horsens, Silkeborg, Randers og Viborg kommuner
Børne- og ungdomsteaterfestival 2007 på klubområdet - ansøgning om underskudsgaranti
Når der er tale om en bevillingssag, skrives dette i parentes i overskriften. Bevillingssager skal forstås som de økonomiske bevillinger, der skal videresendes til godkendelse i Økonomiudvalget og i de fleste tilfælde også til Byrådet. Eksempler:
Byggemodning af erhvervsområde ved Hedemøllevej, Bjerringbro (bevillingssag)
- Projektering af nyt rådhus (bevillingssag)
Tilsvarende gøres der i overskriften opmærksom på, hvilke sager der er orienteringssager. Eksempler:
- Ny konkurrencelov pr. 1. juli 2007 (orienteringssag)
- Efterregulering af delingsaftalen for Viborg Amt (orienteringssag)
Hvad angår sager på den lukkede del af dagsordenen, skal der ske en anonymisering af overskrifterne
i forbindelse med, at dagsordenen lægges ud på hjemmesiden. Som hovedregel anvendes til de lukkede sager én af følgende overskrifter:
”Personsag” (f.eks. en sag, hvor personens navn er nævnt, og sagen drejer sig om personlige forhold)
”Ejendomssag” (køb, salg, ekspropriation og lignende)
”Overslag” (sager om overvejelser vedr. økonomiske dispositioner)
”Tilbud” (sager om tilbud på arbejder og leverancer)
Hvis ingen af disse betegnelser kan bruges i det konkrete tilfælde, anvendes en anden passende anonymiseret overskrift, f.eks. ”Organisationsændring” eller ”Generalforsamling”.
1.3. Sagsfremstilling
Sagsfremstillingen indledes med at anføre et eventuelt forudgående sagsforløb, f.eks. om sagen tidligere har været behandlet i det pågældende udvalg, Økonomiudvalget eller Byrådet, med angivelse af mødedato og sagsnummer. Eksempler:
Sagen er senest behandlet på Socialudvalgets møde den 23. januar 2007 (sag nr. 18), hvor udvalget besluttede ... (i de tilfælde hvor sagen kun har været behandlet i Socialudvalget).
Byrådet besluttede på sit møde den 27. februar 2007 (sag nr. 27), at … (i de tilfælde hvor en udvalgssag er godkendt af Byrådet).
Eller hvis det er en ny sag:
- Folketinget har vedtaget en ændring i lov om privatinstitutioner. Ændringen træder i kraft …
Sagsfremstillingen skal i øvrigt være præcis og formuleret på godt dansk, så sagens problemstillinger umiddelbart og på en let forståelig måde fremgår af dagsordenen. Indholdet skal være så kort som muligt - men dog fyldestgørende.
Herudover er der følgende generelle råd til sagsfremstillingen:
Begræns anvendelsen af fagudtryk mest muligt og forklar nødvendige fagudtryk første gang, de optræder i den enkelte sagsfremstilling.
Hvis det er relevant oplyses om retsregler på området eller udvalgets/Byrådets tidligere afgørelser i lignende sager.
I sager, der har været drøftet med anden myndighed, f.eks. Tilsynet, bør det præcist af dagsordensteksten fremgå, hvad der er drøftet.
- Eventuelle planlægningsmæssige konsekvenser skal være afklaret og beskrevet i sagsfremstillingen.
Tilsvarende skal der være redegjort for eventuelle økonomiske konsekvenser.
Vær opmærksom på, om der er aspekter på handicapområdet, som skal indarbejdes i sagsfremstillingen.
- Hvis der er personalemæssige spørgsmål, forelægges sagen Personaleforvaltningen til udtalelse, inden den kommer til politisk afgørelse.
Husk at være opmærksom på, om sagen evt. skal til behandling/høring andre steder (Ældreråd, Ungdomsråd, Integrationsråd, Handicapråd eller lign.).
Husk at nævne, hvis sagen har været i MED-systemet.
I dagsordensteksten nævnes navnet på de enkelte forvaltninger ikke. I stedet bruges ”forvaltningen” som fællesbetegnelse for det administrative niveau.
Sager, der behandles flere gange i et udvalg, skal dagsordensmæssigt omskrives og ajourføres i nødvendigt omfang, så den seneste dagsordenstekst kan stå alene, og være dækkende for den samlede behandling i fagudvalget.
Specielt for bevillingssager skal man herudover i sagsfremstillingen være opmærksom på følgende:
Overordnet beskrivelse af projektet ved anlægsbevillinger, idet Byrådet tager stilling til både de beløbsmæssige og materielle forudsætninger ved vurdering og behandling af anlægsarbejdet. Det vil i praksis sige, at man skal godkende både selve projektet og økonomien forbundet hermed.
Beskrivelse af den samlede økonomi som en integreret del af projektbeskrivelsen. Sagsfremstillingen skal indeholde de beløb, der fremgår af indstillingen, så man ikke kan komme i tvivl om, hvordan beløbet i indstillingen fremkommer.
Opsummering af tidligere meddelte bevillinger og øvrige trufne beslutninger om projektet.
Beskrivelse af evt. afledte driftsvirkninger.
Kort beskrivelse af finansieringen.
Sagsgangen i bevillingssager mellem Økonomisk Forvaltning og de øvrige forvaltninger er nærmere beskrevet i bilag 1.
1.4. Bilag
Bilagsmaterialet begrænses mest muligt.
Som hovedregel sendes bilag med dagsordenen ud i papirudgave til udvalgets medlemmer. I tilfælde af meget omfattende bilag kan der efter aftale med udvalgsformanden vælges kun at offentliggøre bilagene elektronisk. I disse tilfælde bemærkes dette i dagsordenen. Eksempel:
Bilag nr. 1: Indkomne høringssvar
(Bilaget udsendes ikke i papirudgave, men kan ses elektronisk på Viborg Kommunes hjemmeside).
Eventuelle bilag til sager skal være færdigmeldt og elektronisk tilknyttet dagsordenen inden udsendelse. Ikke mindst ved sager, der videresendes til Økonomiudvalget/Byrådet.
Hvis en indstilling fra et fagudvalg indebærer rettelser til et bilag, skal den pågældende forvaltning oprette en kopi, tilrette bilaget og gemme det som et nyt dokument. Det tilrettede dokument sendes frem til Økonomiudvalget, således at bilaget inkl. fagudvalgets rettelser kan sendes ud til Økonomiudvalgets dagsorden. I Økonomiudvalgets dagsorden vil der efter bilagets navn blive tilføjet: ”Revideret i overensstemmelse med ”x – udvalgets” indstilling”.
1.5. Indstilling
Af indstillingen skal det entydigt fremgå, hvad udvalget/Byrådet skal tage stilling til. Indstillingen formuleres som altovervejende hovedregel i ét eller flere ”at”-er eller ”om”-er.
Sager på udvalgsdagsordener har som hovedregel et oplæg til beslutning fra direktøren for området. Når sagen kan afgøres af udvalget selv, indstiller direktøren. Hvis sagen skal sendes videre til afgørelse i Økonomiudvalget eller Byrådet, foreslår direktøren, hvad udvalget indstiller. I sager, hvor der er tale om et egentligt politisk valg - f.eks. mellem alternativer - kan direktøren undlade at indstille/foreslå.
Eksempel på sag, der kan afgøres af udvalget selv:
Socialdirektøren indstiller,
at ……………………….
Eksempel på sag, hvor udvalget indstiller til Byrådet:
Socialdirektøren foreslår, at Socialudvalget indstiller til Byrådet,
at ……………………….
Eksempel på sag, hvor direktøren undlader at indstille:
Socialdirektøren foreslår,
at Socialudvalget drøfter modellerne med henblik på indstilling til Byrådet.
I indstillingen (”at”-erne) skal der klart skelnes mellem de spørgsmål, som udvalget selv har kompetence til at afgøre, og de spørgsmål, der skal afgøres af Økonomiudvalget eller Byrådet.
Sager, hvor et fagudvalg indstiller til Byrådet, passerer som altovervejende hovedregel Økonomiudvalget, der oftest overfor Byrådet vil anbefale fagudvalgets indstilling, eventuelt i enkelte tilfælde ledsaget af korrigerende bemærkninger.
En typisk sagsgang fra fagudvalgets dagsorden til Byrådets godkendelse kan f.eks. se således ud:
1. (Indstillingen i Socialudvalgets dagsorden):
Socialdirektøren foreslår, at Socialudvalget indstiller til Byrådet,
at ……………………….
2. (Socialudvalgets beslutning og indstillingen i Økonomiudvalgets dagsorden):
Socialudvalget indstiller til Byrådet,
at ……………………….
3. (Økonomiudvalgets beslutning og indstillingen i Byrådets dagsorden):
Økonomiudvalget anbefaler indstillingen fra Socialudvalget.
4. (Byrådets beslutning):
Byrådet godkender indstillingen fra Socialudvalget.
det skal bemærkes, at Erhvervs- og Udviklingsudvalget ikke er et stående udvalg, men et såkaldt særligt udvalg (§ 17, stk. 4 – udvalg), der refererer til Økonomiudvalget. Det betyder, at Erhvervs- og Udviklingsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget indstiller en given sag til godkendelse i Byrådet.
Når en ansøgning – f.eks. om økonomisk støtte – indstilles til afslag, bør der i dagsordensteksten være anført forslag til begrundelse for afslaget.
Der er en række specielle forhold, man skal være opmærksom på ved indstillinger i bevillingssager. Disse er nærmere beskrevet i bilag 2.
1.6. Beslutning
Beslutningen formuleres præcist, så der ikke er tvivl om, hvad der er besluttet i sagen.
Hvis udvalget godkender en indstilling fuldt ud, skrives i beslutningen: ”Indstillingen godkendes”.
Skal sagen videre i det politiske system (Økonomiudvalget/Byrådet) skrives i beslutningen: ”Indstilles godkendt af Byrådet”.
Hvis udvalget ændrer i ét af ”at”-erne anføres den fulde ordlyd af det pågældende ”at”, således at der ikke kan opstå tvivl om vedtagelsen. Eksempel:
”Indstilles godkendt af Byrådet med den ændring, at 3. ”at” formuleres således:
at .........”
Er der flere ændringer, anbefales det at skrive alle de besluttede ”at”-er fuldt ud.
Hvis der ikke er enighed om beslutningen, skal det fremgå, hvem der stemmer imod, hvem der undlader at stemme, eller hvem der eventuelt tager forbehold.
Hvis et medlem har en afvigende mening fra flertallet, kan medlemmet med sin egen formulering forlange den afvigende mening med begrundelse kort tilført beslutningsprotokollen (styrelseslovens § 20, stk. 3, og § 13).
Anmodning om, at gennemførelsen af et udvalgs beslutning standses og forelægges til afgørelse i Byrådet (styrelseslovens § 23) anføres ligeledes i beslutningsprotokollen. Disse sager vil som hovedregel gå direkte i Byrådet udenom Økonomiudvalget.
Det skal fremgå af beslutningen, hvis der er udvalgsmedlemmer, som ikke har deltaget i behandlingen af den pågældende sag. Hvis årsagen er inhabilitet, skal det specielt anføres.
Eksempel:
NN og XX deltog ikke i Kulturudvalgets behandling af sagen – førstnævnte på grund af inhabilitet.
2. Dagsordenens tekniske del
2.1. Generelt
For at kunne kende forskel på de enkelte udvalgs dagsordener, har hvert udvalg fået tildelt en farve (se bilag 3), der skal benyttes til forsider og indholdsfortegnelse til dagsordener og referater samt de lukkede sager.
Forsiden indgår i protokollens sidenummerering, der påføres dog ikke et sidenummer på forsiden. Af indholdsfortegnelsen fremgår de enkelte sagers numre, overskrifter og sidenummer.
Nummereringen af sager samt selve dagsordenssiderne er fortløbende og starter med nr. 1 i hvert kalenderår.
Dagsordenen opdeles i en åben og en lukket del. Som hovedregel medtages sagerne i den åbne del (se afsnit 1.2 – Overskrift).
2.2. Skabelonerne
Skabelonen der bruges til oprettelse af de enkelte sagstekster findes i databasen ”Cirius VSK Sag Almene”.
Se IT-vejledningerne:
A: "Opret indstilling / punkt til et udvalgsmøde".
B: "Vedhæft bilag (elektronisk) til indstilling".
Øverst på dagsordenssiden skrives sagsbehandlerens initialer i feltet ”Sagsbehandler” (det er de initialer, der bruges i den personlige e-mailadresse – kan ses i tlf.bogen).
Der skal være 2 linieskift før overskrifterne ”Bilag” og ”Indstilling” (se eksempel i bilag 4).
Underoverskriften ”Indstilling” er en del af skabelonen, da der skal være en sådan i alle sagstekster. Underoverskriften ”Bilag” skal kun benyttes, når der er bilag til en sagstekst.
Hvis der skal ændres i en overskrift til en dagsorden skal dette ske via dokumentforklædet. Overskriften i dagsordenen bliver automatisk opdateret, når word-dokumentet efterfølgende bliver åbnet. Feltet på forklædet bruges også til at danne en automatisk indholdsfortegnelse, når den samlede dagsorden flettes.
Skabelonen til fletning af en dagsorden / referat findes i databasen ”Cirius Dagsorden VSK”.
Se IT-vejledningerne:
C: "Opret indstilling"
D: "Opsæt dagsorden"
- E: "Udskriv og kopier dagsorden"
F: "Klargør dagsorden til protokol"
G: "Udarbejd referat"
2.3. Opstilling
For at give dagsordenen et overskueligt udseende, vil det være en god idé, at benytte punktopstillinger, indrykninger, fed, kursivering m.m. Der må dog som hovedregel ikke benyttes understregning af ord, da disse kan forveksles med hyperlink, når dagsordenen bliver publiceret på kommunens hjemmeside.
Datoer i dagsordenteksten skrives med månedens navn fuldt ud – Eksempel: 1. juni 2007. Beløbsangivelsen ”kr.” skal altid stå bagefter tallet – Eksempel: 24.333 kr.”.
Knapperne ”at” og ”om” i værktøjslinen skal benyttes i indstillingerne.
2.4. Lukket sag
På dokumentforklædet til lukkede sager, skal sagstypen ændres fra ”åben” til ”lukket”. På selve dokumentet, skal der øverst til venstre på siden påføres: Lukket dagsorden (med store bogstaver og fed skrift) (se eksempel i bilag 4).
Som nævnt i afsnit 2.1. skal de lukkede sager trykkes på den farve papir, der benyttes til det pågældende udvalg.
Vær opmærksom på, at overskriften til de lukkede sager skal anonymiseres (se afsnit 1.2. – Overskrifter) – husk også at indholdsfortegnelsen skal anonymiseres.
2.5. Tillægssag
Hvis der kommer en tillægssag efter at dagordenen er udsendt, skal denne oprettes og flettes ind i den oprindelige dagsorden.
Dagsordenen genåbnes, dagsordenholderen slettes, under oversigten ”Administration” rettes sidste punktnr. tilbage, der oprettes en ny dagsordenholder og dagsordenen opsættes og flettes på ny. Tillægssagen bør altid være den sidste sag på grund af at de andre sager har fået et sagsnr.
På selve dokumentet skal der i sidehovedet under ordet ”Dagsorden” skrives: (Tillægssag) - i parentes med fed skrift – (se eksempel i bilag 4).
På indholdsfortegnelsen i dagsordenen skal der over sagsteksten til den nye sag tilføjes følgende ”hovedoverskrift”: Tillægsdagsorden (med store bogstaver, fed skrift og understregning – svarende til de 2 andre ”hovedoverskrifter”: Åben og lukket dagsorden). Hvis tillægssagen er en lukket sag, skal der som "underoverskrift" skrives "lukket dagsorden" (med store bogstaver, fed skrift og understregning).
Se IT-vejledning H: "Opret tillægssag til dagsorden".
2.6. Navngivning af bilag (på Cirius-sagen)
Som nævnt under dagsordenens indholdsmæssige del (afsnit 1.4 – Bilag) skal eventuelle bilag til sager være elektronisk tilknyttet dagsordenen inden udsendelse. Se IT-vejledning B: ”Vedhæft bilag (elektronisk) til dagsorden”.
På Cirius-sagerne skal bilag til dagsordener navngives på følgende måde: ”Bilag 1 til TU (udvalgsforkortelsen) 15.08.07 – Notat fra borgermøde den 01.06.07”. Dette er for at sikre, at det er det rigtige dokument, der knyttes til udvalgssagen, samt for at der ikke kan opstå tvivl om bilaget ved en eventuel viderebehandling i andre udvalg (hovedsageligt Økonomiudvalget og Byrådet). Endvidere er det dokumentation på sagen for, at det er præcis de dokumenter, der er forelagt/godkendt politisk.
Bilag der knyttes til en dagsorden skal endvidere færdigmeldes for at sikre, at der ikke efterfølgende bliver ændret i dokumentet.
Ved sager, der skal videre til andre udvalg, laver det nye udvalgs sekretariat på cirius-sagen en tilføjelse til bilagsnavnet, f.eks.: ”Bilag 1 til ØK 30.08.07 + bilag 1 til TU 15.08.07 – Notat fra borgermøde den 01.06.07”.
Når et dokument er færdigmeldt, skal en ændring af sagstitlen foregår i sagsdatabasen via knappen ”Dokument”. Her vælges punkt 8: ”Ændre dokumentoplysninger”.
2.7. Oplysning om bilag i dagsordensteksten
Hvis der er bilag til en dagsordenstekst, skal de nævnes under overskriften ”Bilag” (med fed) – Eksempel:
Bilag
Bilag nr. 1: Notat fra borgermøde den 01.06.07.
Bilag nr. 2: Kortskitse over lokalplanområdet.
(Se eksempel i bilag 4).
Som hovedregel nævnes bilagene tillige i sagsfremstillingen. Se eksempler:
- ”Forvaltningen har på denne baggrund udarbejdet et forslag til vedtægter (bilag nr. 1).
- ”De økonomiske beregninger fremgår af bilag nr. 2”.
2.8. Underskriftsblad
Underskriftsbladet fortrykkes for de enkelte udvalg m.v. med angivelse af medlemmernes navne. Underskriftsbladet sidenummereres i nederste højre hjørne (nummereres manuelt, når referat for mødet er flettet).
(Se eksempel – bilag 5).
2.9. Fraværende / inhabile
Som nævnt i afsnit 1.6 – ”Beslutning” skal det af alle beslutninger fremgå, hvis der er udvalgsmedlemmer, som ikke har deltaget i de pågældende sager. Hvis årsagen er inhabilitet skal det specielt anføres.
Endvidere skal der også på forsiden til referatet påføres hvem, der har været fraværende/inhabile eller hvis et af udvalgsmedlemmerne er gået før mødet er slut. (Eksempel: ”XX forlod mødet efter behandling af sag nr. 215-230”).
2.10. Publicering af dagsordener og bilag på hjemmesiden
Når dagsordenen er færdiggjort, skal den åbne del med tilhørende bilag publiceres på kommunens hjemmeside. De enkelte sekretariater bør fastsætte en tidsfrist for publiceringen.
(Se IT-vejledning I: " WEB / publicering af dagsordener + bilag på hjemmesiden").
2.11. Udsættelse af sag
Når en sag udsættes på et møde og skal behandles på et efterfølgende møde, skal punktet i dagsordenssystemet flyttes. Se IT-vejledning J: ”Udsæt punkt til næste møde”.
2.12. Publicering af referater på hjemmesiden
Når referatet er færdiggjort skal den åbne del publiceres på kommunens hjemmeside. De enkelte sekretariater bør fastsætte en tidsfrist for publiceringen.
(Se IT-vejledning K: "WEB / publicering af beslutningsreferater på hjemmesiden".
2.13. Bilag i papirudgave
Alle bilagene hæftes (så vidt muligt) samlet og forsynes med en farvet forside, (der tilhører det pågældende udvalg), hvoraf det fremgår, hvilket udvalg bilagsmaterialet er til og til hvilken mødedato.
(se eksempel – bilag 6).
Papirudgaven af hvert enkelt bilag stemples på bilagets første side i øverste højre hjørne. Af stemplet skal fremgå 3 oplysninger: ”ØK-møde den: …”, ”Sag nr.: …” og ”Bilag nr. …”. (se eksempel – bilag 7).
2.14. Trykning
Dagsordener trykkes på hvidt papir (bortset fra forside, indholdsfortegnelse og de lukkedede sager – se afsnit 2.1). Dagsordenerne trykkes dobbeltsidet.
Bilagsmateriale trykkes dobbeltsidet og som hovedregel i sort/hvid. Dog kan der forekomme bilag, der skal trykkes i farve af hensyn til forståelsen (kort, grafer og lignende).
Der er indgået en aftale om, at alle større opgaver med tryk/print samt kopiering skal udføres af firmaet DigiSource A/S.
2.15. Aflysning / udsættelse af møde
Hvis et møde aflyses/udsættes oprettes en ny mødedato, dagsordenen genåbnes og sagerne flyttes til det nye møde. Det betyder, at sagsnumrene fra det udsatte møde genbruges.
2.16. Ekstern information / abonnement
Borgerne har mulighed for at tilmelde sig den gratis elektroniske abonnementsordning på Viborg Kommunes hjemmeside.
Herudover skal alle udvalgs dagsordener inkl. bilag (den åbne del) være tilgængelige i papirform på alle kommunens biblioteker før mødernes afholdelse.
2.17. Intern information
Umiddelbart efter, at dagordener / referater er publiceret på nettet, sendes der en mail til:
- alle byrådsmedlemmer og
- direktionen inkl. stabschefer.
Dagsorden
Mailen skal indeholde et link til den åbne dagsorden inkl. bilag på nettet. Er der lukkede sager vedhæftes disse som pdf-filer for hver lukket sag samt eventuelle bilag til disse sager. Dog sendes lukkede personsager kun med til det pågældende udvalgs medlemmer.
Referater
Mailen skal indeholde et link til det åbne referat inkl. bilag på nettet. Er der lukkede sager vedhæftes disse inkl. beslutning som pdf-filer for hver lukket sag. Også her gælder det, at personsager kun medsendes til det pågældende udvalgs medlemmer.
2.18. Diverse
Der henvises i øvrigt til følgende andre IT-vejledninger:
L: ”Opret nyt udvalg”
M: ”Opret eller ændre udvalgsmedlemmer”
N: ”Opret udvalgsmøde”
O: ”Faste punkter pr. udvalg”
P: ”Opsæt møde (opret dagsordensholder / referatholder)”
”Ofte stillede spørgsmål”
06.11.2007 /EM/HK (rev. 04.02.2008)