Formidling og kommunikation under arrangementet
A. Overvejelser omkring skriftlig formidling
Der bør gøres særlige overvejelser i forbindelse med både den skriftlige og mundtlige formidling under et arrangement i forhold til deltagere med handicap.
Skriftligt materiale skal være tilgængeligt
Hvis der er deltagere med synshandicap til arrangementet, er det en god idé at give deltagerne mulighed for at læse eventuelt trykt materiale i elektronisk format inden arrangementets begyndelse. Materialet kan for eksempel sendes via mail eller være tilgængeligt via arrangementets hjemmeside. Det giver deltagerne mulighed for at sætte sig ind i indholdet inden arrangementet, hvilket kan gøre det nemmere at følge med, når man ikke kan se oplægsholderens PowerPoint præsentation.
Hvis oplægsholderen ikke vil udlevere sit materiale på forhånd, bør trykt materiale som minimum være elektronisk tilgængeligt efterfølgende.
NB. Den hjemmeside, der henvises til for yderligere information eller download af materiale, bør selvsagt være tilgængelig for handicappede.
Skriftligt materiale skal være læsevenligt
I forbindelse med udarbejdelsen af skriftligt materiale bør man gøre sig følgende overvejelser:
Er teksten læsbar?
Skriftligt materiale bør være skrevet med en skrifttype uden fødder (sans serif), f.eks. Arial, Verdana eller Helvetica. Skriftstørrelsen bør være på 12-14 punkter.
Tekst, der skal læses på en skærm, bør være skrevet med en skrifttype, der har en jævn tykkelse i stregen, f.eks. Arial, Verdana eller Helvetica. I forbindelse med udarbejdelsen af PowerPoints bør man sikre sig, at skriftstørrelsen er stor nok til, at teksten kan læses på bagerste række.
Er teksten skrevet i et letforståeligt sprog?
Brug korte sætninger. Undgå brug af fremmedord og fagtermer, hvis det ikke er absolut nødvendigt.
Er teksten layoutet på en overskuelig måde?
Man bør fokusere på enkelthed og overskuelighed, når man layouter teksten. Det indebærer f.eks., at der er luft mellem bogstaver, ord og linjer. Det er mere læsevenligt og giver større overblik. Brug ’lige’ venstremarginer og ujævn højremargin, da det er nemmere at læse. Baggrunden bør være rolig og neutral, således at teksten står frem. Undgå derfor at lægge et billede som baggrund for teksten. Det er desuden en god idé at understøtte tekster med illustrationer, fotos, tegninger m.v. Læsbarheden for synshandicappede er størst, hvis PowerPoint præsentationer er skrevet med hvid tekst på blå baggrund.
B. Overvejelser omkring mundtlig formidling
Alt efter lokalets størrelse kan det være nødvendigt at bruge en mikrofon, således at alle kan høre, hvad der bliver sagt.
Mikrofon
Det er endnu vigtigere for deltagere med handicap, at der findes en mikrofon i lokalet, hvis der skal foregå en dialog med deltagerne. Nogle deltagere med handicap har en lav stemmeføring og/eller talebesvær som en konsekvens af deres sygdom.
Teleslynge eller FM-system
Hvis der bruges mikrofon og højtalersystem, bør der også være en teleslynge eller et FM-system, hvilket giver deltagere med hørehandicap mulighed for at høre, hvad der bliver sagt under arrangementet.
Det teknologiske udstyr skal fungere
Tjek, at alt teknologisk udstyr som mikrofon, teleslynge eller FM-system virker.
Mundtlige foredrag og oplæg på lydfil
Det er endvidere en god service, hvis foredrag og oplæg optages og efterfølgende er tilgængelige som lydfiler, der kan downloades. Det kan være til glæde for alle deltagerne, men specielt for deltagere med synshandicap og/eller kognitive handicap.
Al information på dagen bør gives både skriftligt og mundtligt
Hvis der på selve dagen for arrangementet præsenteres oplysninger, f.eks. praktiske oplysninger, ændringer i programmet osv., bør disse gives både mundtligt og skriftligt, således at deltagere med synshandicap modtager informationen mundtligt og deltagere med hørehandicap modtager informationen skriftligt. Vær desuden opmærksom på, at personer med hørehandicap ikke kan – eller kan have svært ved at høre højtalere eller personer, der henviser deltagerne til et bestemt lokale.
Hvis en oplægsholder bruger en PowerPoint præsentation, skal oplægsholderen desuden være opmærksom på at læse indholdet op og fortælle, hvad illustrationerne viser, da synshandicappede måske ikke selv kan se præsentationerne.
Udlever oplæg til en eventuel tegnsprogstolk før arrangementet
Hvis der kommer en tegnsprogstolk til arrangementet, bør man udlevere et eventuelt manuskript, der danner baggrund for et mundtligt oplæg til tolken inden arrangementet, således at han/hun er forberedt på at formidle fremmedord, fagudtryk m.v.