Opgaver i forbindelse med gennemførelse af arrangementet
Opgaver på selve dagen
Tjek, at teknologien virker
Tjek at mikrofon, bærbare computere, mus, projektorer, internetforbindelse, højtalere, fjernsyn, video osv. virker.
Hvis du ikke selv har de tekniske kompetencer til denne opgave, så kan du sikre dig, at en anden påtager sig denne opgave og dette ansvar.
Tjek udluftning og rumtemperatur
Det er vigtigt, at lokalets udluftning fungerer, for at deltagere med astma og allergi kan deltage. Det er også vigtigt, at lokalet har den rette temperatur.
Tjek bordopstilling
Skal lokalets møbler opstilles på en bestemt måde i forbindelse med afholdelse af arrangementet, f.eks. hestesko, gruppeborde, skal dette stå klart inden arrangementet.
I forbindelse med særlige opstillinger af møbler, så vær opmærksom på, at en kørestol sandsynligvis kræver mere plads end en almindelig stol. Og at i de tilfælde, hvor deltagere har en hjælper med sig, skal hjælperen ofte sidde ved siden af deltageren. Det kan få betydning for planlægningen af antal siddepladser.
Tjek, at der ikke er allergifremkaldende blomster og planter i lokalet
Vær opmærksom på, at der ikke findes blomster og planter i lokalet eller tilstødende lokaler, hvor deltagerne skal opholde sig. Hvis lokalet skal udsmykkes med blomster, eller der i forvejen er potteplanter på stedet, så vær opmærksom på, om de kan give allergiske reaktioner.
Tjek, at forplejningen er klar efter aftale
Vær opmærksom på, at forplejningen er klar efter aftale, f.eks. aftale om madens indhold, drikkevarer, serveringstider, særlige aftaler m.v.
Tilbyd deltagerne hjælp efter behov
Der bør stilles et antal medarbejdere til rådighed – alt efter arrangementets størrelse – til at hjælpe deltagerne til det rette lokale, den rette plads m.v.