Sådan gør du Word dokumenter tilgængelige!
Gør dig klart fra starten, om dit Word dokument skal være tilgængeligt!
Når du opretter et Word dokument, er det hensigtsmæssigt at gøre sig klart, hvad dokumentet skal bruges til. Skal det blot bruges som kladde for dine egne fortegnelser? Skal det offentliggøres på et tidspunkt? Skal Word dokumentet konverteres til en PDF fil? - eller skal teksten flyttes over i et layoutprogram som f.eks. InDesign?
Skal Word dokumentet offentliggøres på et senere tidspunkt eller konverteres til en PDF fil, kan du gøre det tilgængeligt ved at formatere al teksten. Også hvis teksten skal flyttes over i et InDesign dokument er det en stor fordel, at Word dokumentet er gjort tilgængeligt. Du kan læse mere om tilgængelighed og InDesign dokumenter i næste afsnit.
Du bør starte med at fastsætte sproget i dokumentet. Mange har sat sprogindstillingen til dansk som default – men vær sikker på, at sproget er indstillet korrekt.
Du formaterer teksten i et Word dokument ved at bruge programmets formateringsfunktioner under menuen: Formater/Typografier. I praksis betyder det, at du angiver al tekst i dokumentet efter teksttype. Og du bruger disse valg i hele dokumentet.
Desuden skal du tilføje ’’Alt’’-tekster til billeder, grafik jf. afsnit 8 & 9. Dette gøres ved at højreklikke på elementet (Word 97-2003). Vælg Formater Billede/Web: Her kan du skrive din ’’Alt’’-tekst.
Vær opmærksom på, at hvis man indsætter et screendump i et Word 2007 dokument, skal man i stedet indsætte ’’Alt’’-tekst via Formater/størrelse.
Principperne for strukturering af et Word dokument er altså de samme som ved strukturering af tekst og indhold på hjemmesider.
Vær opmærksom på typen af PDF writer du anvender i forbindelse med konvertering fra Word til PDF format
Vær opmærksom på hvilken type PDF writer, du bruger til at konvertere fra Word til PDF format – ikke alle programmer medtager formateringen. Dvs. at du risikerer, at selv om dit Word dokument er tilgængeligt, bliver PDF-dokumentet utilgængeligt, fordi formateringen ikke er kommet med.
Eksempel på formatering af tekst i Word dokument
Brødteksten angives som ’’Normal’’. Du kan herefter i menuen Formater/Typografi redigere layoutet af denne tekst.
Overskrifter angives som Overskrift 1, 2 3 osv. Du kan herefter i menuen Formater/Typografi redigere layoutet af denne tekst.
Punktopstillinger angives som Punktopstilling.
Du kan herefter i menuen Formater/Typografi redigere layoutet af denne tekst.
- og sådan angiver du fremdeles al tekst i dokumentet.
Screendumps fra Word 97-2003
Screendumps fra Word 2007
Hvis du har fulgt disse retningslinjer er Word dokumentet tilgængeligt. Du kan herefter offentliggøre det i Word formatet eller konvertere det til PDF. Det er under alle omstændigheder en god idé at konvertere det til PDF for at tjekke om dokumentet er tilgængeligt. Hvis der er problemer med tilgængelighedeni PDF-dokumentet, kan man reparere det i Adobe Acrobat Professional. Læs mere om dette i afsnit 17.