handicapmainstreaming: Sådan reparerer du PDF-dokumenter!

Sådan reparerer du PDF-dokumenter!

Når du skal gøre et PDF-dokument tilgængeligt, afhænger arbejdsprocessen i høj grad af om tilgængeligheden allerede er indtænkt i det program, som dokumentet er skrevet i, f.eks. Word eller InDesign – eller om du skal starte helt fra bunden af, for at gøre dokumentet tilgængeligt.

Er tilgængeligheden indtænkt, er der kun nogle få ting, som du behøver at redigere. Er tilgængeligheden ikke indtænkt, kan det derimod være en omfattende arbejdsproces at starte helt fra bunden af, for at gøre dokumentet tilgængeligt.

Arbejdsprocessen trin for trin:

Tjek at sikkerhedsniveauet for dokumentet er korrekt, dvs. at man skal sikre sig, at skærmlæsere har adgang til indholdet.
Sådan gør du: Gå til File/Properties/Security ……… Security Method: No Security
Test dokumentets tilgængelighed ved testfunktionen i Acrobat Professional (engelsk version).
Sådan gør du:
Vælg menuen Advanced/Accessibility/Full check – sæt testen i gang ved at klikke på ’’Start Checking’’. Når testen er færdig, vil der komme en rapport, der enten siger: ’’The checker found no problems in this document’’ eller den præsenterer en rapport, der angiver de tilgængelighedsmæssige problemer, der eventuelt måtte være i dokumentet.
Tip! Kommer du til at lukke testrapporten ned, kan du altid få den frem ved at klikke på handicapsymbolet i venstre menukolonne.
Følg de anvisninger på fejl, som rappor-ten angiver.

Typiske problemer kan være:

Manglende angivelse af sprog
Selv om man har angivet sproget i Word dokumentet, kommer disse oplysninger ikke altid med i konverteringsprocessen. Derfor kan du blive nødt til at angive sproget i PDF- dokumentet. Dette gøres via menuen:
Files/Properties/Advanced – i slutningen på denne side er det muligt at angive sproget.
Manglende angivelse af Tab orden
Denne funktion er kun relevant, hvis man ønsker, at det skal være muligt at bruge interaktive funktioner i dokumentet, som f.eks. links og formularelementer til indtastning. Hvis man ønsker at angive Tab orden kan man genbruge den struktur, der ligger i Word dokumentet.< /p>
Det gøres således:
Brug funtionaliteten i ’’Pages symbolet’’ i venstre menukolonne. Klik på Page-symbolet, som viser alle sider i dokumentet. Højreklik på hver enkelt side og vælg Page Properties/Use Document Structure.
Tilføj tags til dokumentet
Tekst tilføjes tags via: Tool/Advanced Editing/ TouchUp Text Tool.
Billeder og grafik tiføjes tags via: Tool/Advanced Editing/TouchUp Object Tool

Markér herefter objektet og højreklik med musen, vælg Properties. Skriv ’’Alt’’-teksten i tekstboksen.

Tjek læseordenen i dokumentet
Selv om testrapporten har vist, at dokumentet er tilgængeligt, kan det være en god idé at tjekke læseordenen i dokumentet. For den kan godt være ukorrekt, selv om testen viser, at dokumentet er tilgængeligt. Og det er desværre ikke muligt at tjekke læseordenen på en automatiseret måde.
Læseordenen tjekkes således:
Menuen View/Navigation Panels/Order. Herefter præsenteres en oversigt over læseordenen på alle sider. Man skal dog være opmærksom på, at oversigten kun gælder taggede elementer. Hvis dokumentet ikke er tagget, så vises læseordenen som hele sider ad gangen, hvilket ikke giver mening for en læser, der bruger skærmlæser.
Er man uenig i den læseorden, som programmet har valgt, kan man ændre på den enkelte sides struktur ved at markere elementerne og flytte dem op og ned med musen, indtil den korrekte orden er opnået.
Det kan desuden være en god idé, når man tjekker læseordenen, samtidig at tjekke at grafik og billeder har fået tilknyttet de rigtige tags. Er der sket fejl kan tagsene ændres under menuen View/Navigations Panels/Order. Marker det element, som skal ændres. Højreklik, vælg Propterties. I menuen kan du ændre tags. Vær desuden opmærksom på at grafik der skal optræde mellem tekstafsnit ikke optræder midt i en sætning.