Opgaver før arrangementet
Nedenstående punkter er relevante at gennemgå før arrangementet:
Booking af lokale med god tilgængelighed
God geografisk placering, tæt på offentlige transportmidler
Handicapparkeringspladser
Belægning fra offentlig transportmiddel til indgangsdør skal være fast og skridsikker
Gulvet indendøre skal være fast og skridsikkert
Ledelinjer - udearealer og indendøre
Tilgængelige døre og indgange, f.eks. med automatisk døråbner
Overskuelig og logisk indrettet bygning
God akustik og ingen baggrundsstøj
Frie passager og ingen genstande i inde- og udemiljøet
Niveaufri adgang
Kort afstand til hvileområder med siddepladser
Rækværk ved trapper og ramper
Tydelig afmærkning af vinduer, genstande og trapper inden døre
Elevatorer
Handicaptoiletter
God belysning
God skiltning
Er der et podium, skal det være tilgængelig
Siddepladser tæt på oplægsholderen
Undgå allergifremkaldende planter/blomster
God rengøring og rengøringsvenlige materialer
Røgfrit miljø
Undgå pelsdyr indendøre
Vælg en bordopstilling, der giver plads til kørestolsbrugere
Teleslynge, FM-system, højtalere, mikrofon
m.m.
Se den fuldstændige liste over tilgængeligehed i “Guiden Planlægning af arrangementer - for deltagere med særlige behov”)
Planlægning af indholdet
- Booking af personer/grupper, der indgår i programmet. Husk at kvalitetssikre indslag fra procesfacilitatorer, workshopansvarlige mv. i forhold til tilgængelighed for alle
- Planlæg aktiviteter for alle.
- Book tilstrækkeligt med grupperum
Er der behov for tolkebistand, f.eks. tegnsprogstolk, skrivetolk?
Bestil tolk, hvis det er nødvendigt!
Tegnsprogstolke mv. kan bestilles på www.cfd.dk
Skrivetolke kan bestilles på www.hoereforeningen.dk
Udlever oplæg til en eventuel tegnsprogstolk før arrangementet, således at han/hun kan forberede tolkningen.
Administration af tilmeldinger
Registrering af deltagere (data), evt. entréindtægter, registrering af særlige behov. Hvordan opsamles og videreformidles oplysninger om særlige behov for deltagere med handicap? Hvordan sikres, at deltagere med handicap får opfyldt deres særlige behov?
Bestilling af forplejning
Tilbyd sund mad og sukkerfri drikkevarer. Diabetikere, allergikere, vegetarer bør tilbydes særlig kost. Overvej fordele/ulemper ved serveringsmåde i forhold til mennesker med funktionsnedsættelse. Tilbyd evt. hjælp ifm. måltider.
Book et antal hjælpere
Hjælpere skal bruges i forbindelse med registrering af deltagere, hjælpe deltagere til lokale, hjælp ifm. måltider m.m.
Udarbejdelse af program og invitation
- Rejsebeskrivelser med kort
- Planlæg et program med mange pauser.
- Start ikke arrangementet meget tidligt
- Gør det muligt i tilmeldingsblanketten/via tilmeldingsproceduren, at deltagere kan meddele, om de har særlige behov.
- Oplys i programmet, i hvilket omfang stedet er tilgængeligt
- Henstil til alle deltagere og foredragsholdere, at de ikke bruger parfume.
- I programmet bør det nævnes, at deltagerne tilbydes hjælp efter behov
- Trykning af program
Udarbejdelse af pressemeddelelse
Annoncering af arrangement
Brug forskellige medieformer
F.eks. aviser, hjemmesider, opslag på offentlige steder, elektroniske nyhedsbreve, invitationer osv.
Brug forskellige formidlingskanaler
Kontakt borgerne, hvor de er! Brug andre medarbejdere i kommunen!
Brug handicaporganisationerne!
Skriftligt materiale skal være tilgængeligt
Tilbyd skriftligt materiale i både printet og elektronisk format. Det skal være muligt at downloade materiale før - eller efter arrangementet.
Skriftligt materiale skal være læsevenligt
Er teksten læsbar? Er teksten skrevet i et letforståeligt sprog? Er teksten layoutet på en overskuelig måde?
Maile materiale i elektronisk format til deltagere med synshandicap
Optimalt før arrangementet, ellers efterfølgende.